La importancia del rol de las secretarias para el éxito empresarial

Aunque a veces subestimadas, las secretarias y asistentes son uno de los perfiles claves en las compañías. Para muchas empresas, son parte del éxito en el desarrollo interno de las mismas. Estas profesionales de soporte influyen en la comunicación, el clima, a los altos ejecutivos y a las áreas específicas.

Las secretarias tienen un rol que contribuye con la eficiencia general del negocio, participando de manera cercana en el desarrollo económico y cultural de las organizaciones. Representan el nexo entre la empresa y distintos agentes externos.

Con el paso de los años y la tecnologización, el rol de las secretarias ha evolucionado, se ha diversificado y se ha ampliado para cumplir nuevas responsabilidades, volviéndose progresivamente más impactantes para el corazón del negocio.

¿Cómo ha cambiado el rol de las secretarias con el paso del tiempo?

En la actualidad, el rol de las asistentes y secretarias ha tenido un cambio de transformación importante en el mercado. En los últimos años, los perfiles han ido asumiendo poco a poco mayor relevancia para el mantenimiento general de las compañías.

Algunas de las nuevas situaciones en las que se involucran las secretarias en la actualidad son la organización de equipos, el mantenimiento de proyectos de comunicación interna y la solución de situaciones emergentes en los espacios de las oficinas.

De las secretarias en la actualidad, se exige una alta capacidad de innovación, para la implementación de iniciativas. Esto representa una evolución total en la manera en la que son considerados por los cuerpos de liderazgo de las empresas. Este nuevo nivel de exigencias a la vez deriva en la necesidad de mayores niveles de capacitación, como el manejo el softwares y sistemas particulares o entrenamientos en procesos propios de la organización en la que trabaje.

Los altos ejecutivos han empezado a ver el perfil de las secretarias como un business partner necesario para su buen desarrollo y productividad en el ámbito empresarial. De modo que es parte de su propia iniciativa que ha surgido la tendencia de involucrar más a las asistentes y secretarias en la gestión empresarial. Por esto, muchas compañías han apuntado a brindarle a sus asistentes espacios de formación y aprendizaje que permitan su desarrollo profesional.

En términos generales, siguen abarcando funciones de administración y atención de clientes, pero sumándole nuevas competencias por su transformación en un perfil más transversal y multifuncional para el apoyo y soporte de cualquier área de la compañía.

¿Cómo es el perfil profesional de las secretarias en la actualidad?

Uno de los puntos más importantes en cuanto a la manera en la que ha cambiado el perfil profesional de las secretarias es la diversidad de formación. Actualmente, ya no es necesario tener una carrera en la secretaría o administración y opciones profesionales como las relaciones públicas, la traducción y la administración de negocios pueden conectarse con las necesidades puntuales de ciertas empresas.

También, al igual que sucede con los profesionales de otras áreas, hay un fuerte interés por secretarias que cuenten con habilidades blandas y facultades de liderazgo, que a su vez tengan la adaptabilidad necesaria para hacer match con la cultura corporativa y la gerencia a la que apoya. Algunas de las cualidades más valoradas la flexibilidad, la capacidad de ser multitarea y la alta disponibilidad.

En cuanto al manejo de idiomas, al igual que con cualquier otro profesional, el inglés es altamente relevante en los cargos de secretarías y asistentes. Saber este idioma significa involucrarse en la recepción de cualquier contacto externo, nacional o internacional; la traducción de documentos; la creación de presentaciones o incluso la interpretación consecutiva de clientes extranjeros. Otros idiomas valorados son el alemán y el portugués.

¿Cuál es la importancia del rol de las secretarias en el manejo de crisis?

Las secretarias de las empresas deben enfrentar una extraordinaria variedad de desafíos en tiempos de crisis. Cambios de climas organizacional, renuncias y despidos, salidas ejecutivas, pérdidas comerciales son todas situaciones que requieren altos niveles de confidencialidad y buen manejo de la información.

En ocasiones de conflicto y storming organizacional, las secretarias funcionan como intermediarias entre las distintas áreas, apoyando no solo en la gestión y la comunicación de las gerencias sino en el trabajo directo con los empleados.

La mayoría de las secretarias y asistentes serán capaces de identificar momentos complicados dentro de la compañía, advirtiendo cuando lo consideren necesario. Una capacidad instintiva que se desarrolla a través de los años dentro de sus roles y que pueden impactar enormemente a la organización.

Es su capacidad de lidiar y enfrentarse a distintos agentes y clientes en su rutina de trabajo, que adquieren la habilidad de liderar situaciones complejas, de manejar un buen nivel de atención y de adaptarse a diversas personalidades, lo cual es fundamental durante cualquier situación de crisis.

Las secretarias son indispensables. Su rol 360 y su alto grado de involucramiento en los temas de coordinación y gestión, en tiempos de crisis, son un salvavidas. La mayoría de ellas estará dispuesta a entregar toda su disponibilidad a cualquier imprevisto y requerimiento que el negocio presente.

Por todo esto, es vital para el éxito empresarial de cualquier organización, grande o pequeña, contar con el mejor capital humano posible en sus posiciones secretariales.

En Page Interim, creemos que los y las secretarias son profesionales indispensables, por esto hemos dedicado años a especializarnos en el reclutamiento y selección de los perfiles ideales para cualquier empresa. Conéctate con nosotros para acceder al mejor capital humano asistencial en el mercado laboral chileno.